Esta Política de Privacidad explica cómo Hylen Technologies («nosotros») recopila, utiliza, comparte y protege la información personal en relación con Hylen Education. Se aplica a nuestro sitio web de marketing (hylen.education) y al software a medida que desarrollamos para colegios, institutos, universidades y otras instituciones educativas (cada una, una «Institución»), junto con los Servicios Alojados que le prestemos. Dado que el Software Entregado pertenece a la Institución y se utiliza para gestionar su propia comunidad, esta política distingue entre los datos que tratamos por cuenta propia y los Datos del Cliente que tratamos por cuenta de una Institución. Los términos en mayúscula no definidos aquí tienen el significado que se les da en nuestros Términos del Servicio.
1. Quiénes somos
Hylen Education es operado por Hylen Technologies, una sociedad registrada en el Estado de Wyoming (Estados Unidos), con domicilio social en 30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA. Hylen Education forma parte de la familia Hylen (hylen.tech).
Para cualquier consulta sobre privacidad, o para ejercer un derecho de privacidad, escríbanos a [email protected].
2. Nuestros dos roles: encargado y responsable del tratamiento
La Institución decide qué información recopilar sobre sus estudiantes, familias y personal, y con qué fin. En términos de protección de datos, la Institución es siempre la «responsable del tratamiento» de los Datos del Cliente. Que nosotros seamos «encargados del tratamiento» depende de dónde se ejecute el Software Entregado.
- Alojado por Hylen. Cuando alojamos y operamos el Software Entregado para la Institución (Servicios Alojados), somos encargados del tratamiento de los Datos del Cliente por cuenta de la Institución. Los tratamos únicamente para prestar los Servicios Alojados, siguiendo las instrucciones documentadas de la Institución y conforme a nuestro acuerdo con ella.
- Autoalojado por la Institución. Cuando la Institución ejecuta el Software Entregado en sus propios servidores, los Datos del Cliente permanecen en una infraestructura que la Institución controla. Solo tratamos Datos del Cliente si y cuando la Institución nos da acceso, por ejemplo para prestar soporte, y entonces únicamente según sus instrucciones y para esa finalidad.
Conforme a la legislación estadounidense sobre privacidad estudiantil, actuamos como «funcionario escolar» que presta un servicio que la Institución, de otro modo, realizaría por sí misma.
Respecto de los visitantes de nuestro sitio web y de las Instituciones potenciales, actuamos como responsables del tratamiento de la información limitada que se describe a continuación. Esta política abarca ambas situaciones e indica cuál se aplica.
3. Información que recopilamos
Datos del Cliente que la Institución introduce en su Software Entregado
- Registros de estudiantes: nombres, fechas de nacimiento, tutores, asistencia, calificaciones y cualquier nota que la Institución decida almacenar.
- Datos de contacto de familias y tutores.
- Registros de personal y de recursos humanos que gestiona la Institución.
- Registros financieros: cuotas, facturas y nóminas que la Institución gestiona mediante su software.
- Datos operativos: horarios, transporte, internado, tienda e inventario.
Información que recopilamos sobre los visitantes del sitio web
- Envíos del formulario de contacto: su nombre, correo electrónico, Institución, tipo de institución, preferencia de alojamiento y mensaje.
- Datos técnicos básicos: dirección IP, tipo de navegador y páginas vistas, utilizados por seguridad y para entender el interés. Cuando abre el sitio por primera vez sin un idioma en la dirección, su dirección IP también se compara con una base de datos de países en nuestro propio servidor, solo para elegir el idioma que le mostramos; el resultado no se almacena, y el idioma que usted elija siempre prevalece.
- Cookies y tecnologías similares: consulte nuestra Política de Cookies.
Geolocalización IP por DB-IP.
Información derivada de llevar a cabo un proyecto con nosotros
- Nombre y correo electrónico del titular de la cuenta.
- Nombre y dominio de la Institución.
- Datos de facturación y del proyecto.
- Correspondencia de soporte con nosotros.
4. Cómo y por qué utilizamos la información
Los Datos del Cliente que tratamos por cuenta de una Institución los utilizamos únicamente para prestar, proteger y apoyar los Servicios Alojados o el soporte que se nos haya solicitado, según las instrucciones de la Institución y conforme a nuestro acuerdo con ella.
Respecto de los datos que controlamos (datos del sitio web, de posibles clientes, y del proyecto y la facturación), nos basamos en las siguientes bases jurídicas del RGPD, cuando sea aplicable, y en principios equivalentes en otras jurisdicciones:
- Contrato.
- para definir el alcance, presupuestar, desarrollar y operar su proyecto.
- Intereses legítimos.
- para proteger nuestros sistemas, prevenir abusos y responder a las Instituciones que nos han contactado, sopesados frente a sus derechos.
- Consentimiento.
- para las cookies no esenciales y cualquier correo de marketing, que puede retirar en cualquier momento.
- Obligación legal.
- para cumplir obligaciones fiscales, contables y otras obligaciones legales.
No vendemos información personal ni utilizamos los datos de menores con fines publicitarios.
5. Datos de menores (COPPA y FERPA)
Las Instituciones utilizan el software que desarrollamos para educar y apoyar a menores, por lo que a menudo se trata información personal de menores. La tratamos con especial cuidado.
COPPA (Estados Unidos)
Cuando se aplica la Ley estadounidense de Protección de la Privacidad en Línea de los Niños (COPPA), recopilamos y tratamos información de menores de 13 años únicamente por cuenta y bajo la autorización de la Institución. Las Instituciones proporcionan y gestionan el consentimiento para este tratamiento en su función de actuar en nombre de los padres, de conformidad con el marco de consentimiento escolar de la COPPA. Utilizamos la información de menores solo para prestar los Servicios Alojados o el soporte a la Institución, nunca para nuestros propios fines comerciales ni publicitarios.
FERPA (Estados Unidos)
Respecto de las Instituciones sujetas a la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA), Hylen Technologies actúa como «funcionario escolar» con un «interés educativo legítimo» en los expedientes académicos que trata, bajo el control directo de la Institución. Utilizamos los expedientes académicos únicamente para prestar los servicios contratados y no los divulgamos de nuevo, salvo según lo indique la Institución o lo permita la ley.
Instituciones fuera de EE. UU.
Aplicamos el mismo principio en todas partes: tratamos los datos de menores estrictamente conforme a las instrucciones documentadas de la Institución y con las garantías de nivel RGPD descritas en esta política.
7. Transferencias internacionales de datos
Somos una empresa estadounidense constituida en Wyoming que presta servicio a Instituciones de todo el mundo. Según la ubicación de su Institución, la información personal puede tratarse en Estados Unidos o en otros países donde operemos nosotros o nuestros subencargados.
Cuando transferimos datos personales fuera del Reino Unido o del EEE, o de otras regiones con restricciones a las transferencias, establecemos garantías adecuadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea (y el Anexo del Reino Unido), y adoptamos medidas adicionales para que su información mantenga un nivel de protección equivalente. Para más información, escriba a [email protected].
8. Conservación de los datos
Los Datos del Cliente que tratamos por cuenta de una Institución los conservamos mientras los alojemos para ella; después los devolvemos y eliminamos conforme a lo descrito en nuestro acuerdo (normalmente dentro de un plazo definido tras la finalización de los Servicios Alojados). Cuando la Institución autoaloja el software, no conservamos Datos del Cliente más allá del acceso que nos conceda para soporte. Los datos que controlamos los conservamos solo durante el tiempo necesario para la finalidad con que se recopilaron, o el que exija la ley, y después los eliminamos o anonimizamos.
9. Cómo protegemos sus datos
La seguridad está integrada en lo que entregamos y alojamos. Las medidas principales para los Servicios Alojados incluyen:
- Aislamiento: los registros de cada Institución se mantienen separados de los de cualquier otra, de modo que los datos de una Institución no puedan aparecer en las pantallas de otra.
- Cifrado: los datos se cifran en tránsito y en reposo.
- Controles de acceso: el acceso del personal es de mínimo privilegio y queda registrado.
- Pruebas: el aislamiento y la seguridad se prueban periódicamente.
Ningún sistema es perfectamente seguro, pero nos esforzamos por proteger su información y notificaremos a la Institución sin demora indebida si una brecha afecta a Datos del Cliente que alojamos, según lo exijan la ley y nuestro acuerdo.
10. Sus derechos y opciones
Según el lugar donde resida, puede tener derechos sobre su información personal, entre ellos acceder, rectificar, suprimir, limitar el tratamiento u oponerse a él, portar sus datos y retirar su consentimiento. En el RGPD son los derechos de los interesados; varios estados de EE. UU. ofrecen derechos similares.
Si sus datos obran en poder de una Institución, diríjase primero a ella: como responsable del tratamiento, gestiona estas solicitudes y nosotros la asistimos. Respecto de los datos que controlamos, escriba a [email protected] y responderemos dentro de los plazos que exija la ley. También tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos.
11. Exportar y llevarse sus datos
La Institución puede exportar todos sus datos en cualquier momento y recibe una exportación completa cuando finaliza nuestro acuerdo. La ayudaremos a migrar a otro sistema si alguna vez decide marcharse: eso forma parte de nuestro acuerdo, no es un complemento. Los datos de la Institución son suyos y, además, es titular del Software Entregado, por lo que puede seguir utilizándolo sin nosotros.
12. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política a medida que evolucionen nuestros servicios o cambie la ley. Publicaremos aquí la nueva versión con una fecha de «última actualización» revisada y, en caso de cambios sustanciales, daremos a las Instituciones un aviso razonable.
13. Cómo contactarnos
Preguntas, solicitudes o inquietudes: escriba a [email protected], o a Hylen Technologies, 30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA.